メモとノートの整理術

なぜメモはたまる一方なのか

多くの人が熱心に書き留めているのに、いざ必要なときに見つけられません。スマートフォンのメモ、紙の手帳、自分あてに送ったメッセージ、写真フォルダーに埋もれた画面の保存など、書く場所があちこちに散らばっているからです。また、書いたときの文脈を残していないので、後で見返しても何のことかわからないこともよくあります。メモ整理の目的は美しいノートではなく、必要なときに見つけて使える状態をつくることです。

第一段階:思いついたらすぐ書き留める

考えはすぐに消えてしまうので、思いついた瞬間にいちばん速い方法で書くのが第一段階です。このときは形式や分類を気にしません。迷った瞬間に、書くこと自体を後回しにしてしまうからです。文章でなくてもかまいませんが、後でわかるように、いつどこでなぜ書いたのかを一言二言添えておくとよいでしょう。音声メモや写真も書き留める方法のひとつです。スマートフォンのホーム画面のいちばん押しやすい場所にメモアプリを置いたり、いつも持ち歩く小さな手帳を決めたりすると、書き始めるまでの時間が短くなります。会議や講義のように素早く書く必要があるときは要点の言葉だけを書き、記憶が残っているその日のうちに文章で補います。

第二段階:一か所に集める

書き留めたメモは、ひとつの仮置き場に集めます。大事なのは、書く道具は複数あっても、集まる場所はひとつにすることです。紙に書いたものは写真に撮るか書き写し、自分あてに送ったメッセージも移しておきます。仮置き場がひとつなら、何かを探すときに確認する場所もひとつだけなので、不安が減ります。仮置き場にメモがたくさんたまっても大丈夫です。この段階の目的は整理ではなく、何も取りこぼさないことです。

第三段階:決まった時間に整理する

仮置き場は決まった時間に空にします。一日の終わりに少し、あるいは週に一度など、自分に合った周期を決めましょう。整理するときは、メモ一つひとつを次のどれかで処理します。この過程で、ほとんどのメモは捨ててよいものだとわかりますが、それで正常です。整理を長く先送りすると仮置き場が大きくなりすぎて手をつけたくなくなるので、短くても頻繁に行うほうがよいでしょう。

• すぐできることなら今やる
• やるべきことならやることリストへ移す
• 見返す情報や考えならノートへ移して整える
• 不要なら削除する

自分の言葉で書き直す

ノートへ移すときは、原文をそのまま貼り付けるより、自分の言葉で短く書き直すのがおすすめです。書き直すには内容を理解しなければならないので、わかっていない部分が浮かび上がり、記憶にも残りやすくなります。本や記事から取った内容なら出典を添え、自分の考えと他人の主張を区別して書きます。一つのノートに一つのテーマだけを入れると、後で再利用しやすくなります。最初は三行ほどの要約と自分の意見一行で十分です。時間がたって同じテーマのメモが増えたら、そのときに一つにまとめて長いノートに仕上げればよいのです。

分類は単純に、検索は賢く

フォルダーを細かく分けると最初はすっきり見えますが、どこに入れるか迷う時間が増え、一つのメモが複数のテーマにまたがるときに困ります。大きなフォルダーをいくつかだけ置き、あとは検索で探すほうが長続きします。そのために、後で検索しそうな言葉を本文やタイトルに入れておきましょう。タイトルの頭に日付を付けるルールも、探すときや並べ替えに役立ちます。関連するノートどうしをリンクでつなぐと、考えがつながっていきます。

やることと考えを混ぜない

アイデアのメモとやることリストが一か所に混ざっていると、どちらも役目を果たせません。やることは、いつまでに何をするかがはっきりしている必要があり、考えのメモはゆっくり育つ必要があります。メモからやるべきことが出てきたらやることリストへ移し、元のメモには移したという印だけを残します。締め切りのあることは、カレンダーや通知にも登録しておけば見落としません。

振り返りとバックアップ

ノートは見返したときに価値が生まれます。月に一度くらい古いノートにざっと目を通し、まとめるものはまとめ、もう不要なものは消します。昔の考えが今の悩みとつながる瞬間こそ、ノートをためる理由です。デジタルのノートなら一つのサービスだけに頼らず、定期的に書き出してバックアップしておきましょう。プレーンなテキスト形式で保存しておくと、後で別の道具へ移すのも簡単です。